Курс на аутсорсинг.
В деловой практике синонимами УДЗ являются понятия «кредитный контроль» и «система кредитного контроля». Синонимичность возникла исторически в англоязычной среде в связи с естественным уточнением, что «контроль кредитования» и «управление долгом» — это одно и то же.
Защита от риска не является самоцелью. Управление кредитованием должно обеспечивать непрерывность бизнеса и, в связи с этим, интересы
клиента. Поэтому управление дебиторской задолженностью (или кредитный контроль) заключается не только в регулировании риска, но и в поддержании хороших отношений с клиентами. Если говорить совсем просто, цель — вернуть ваши деньги и сохранить отношения.
Для формирования правил УДЗ компании важно решить ряд практических задач, в частности:
? назвать источники информации для первичной оценки партнеров;
? придумать критерии оценки;
? назначить сотрудников, ответственных за решение и контроль;
? дать инструкции, как им действовать;
? обеспечить эффективное взаимодействие.
Не всегда и не всем компаниям удается успешно решить эти задачи. У малых и средних компаний часто нет необходимых финансовых и интеллектуальных ресурсов. Это приводит к отсутствию кредитной политики (правил управления долгом) и совмещению функций. Крупные компании реализуют кредитный контроль, но не всегда в состоянии устранить внутренние барьеры, наладить эффективное взаимодействие между подразделениями и правильно мотивировать персонал.
Эти проблемы легко выявить.
Достаточно обратиться к сотрудникам компании с вопросом: «Вы знаете, какова кредитная политика вашей компании? Она существует»?
казывается, что многие компании не имеют никаких письменных правил кредитования (кредитной политики) или не распространяют правила среди сотрудников, хотя персонал испытывает в этом потребность. В ряде случаев менеджмент уверен, что компания разработала эффективную кредитную политику, но если спросить младший персонал, выяснится, что по этим правилам не разрешается или невозможно работать.
Существуют сферы бизнеса и компании, которые в силу своей специфики не могут обойтись без службы или сотрудника, специализирующегося
на кредитном контроле. Например:
? должник не является клиентом компании (факторинг);
? у клиента отсутствует персональный менеджер (жилищно-коммунальные услуги, телекоммуникации, почтовые услуги);
? контроль промежуточных платежей отнимает много времени и сил (лизинг);
? успешность бизнеса зависит от доверительности отношений с клиентом (адвокатская деятельность и другие услуги, где успех основан на личности продавца);
? контроль кредитов подразумевает большой объем технической работы (крупные нефтегазовые, автомобильные и другие компании).
Однако наличие специализированной службы не всегда обеспечивает эффективное управление дебиторской задолженностью. Многие воспринимают свой собственный кредитный контроль только как технических исполнителей.
Также можно услышать ссылки на кредитный контроль как на департамент «антипродаж». Это создает серьезную мотивационную проблему, которая подкрепляется сложностью выбора правильной системы стимулирования сотрудников. Общепринято платить персоналу, занятому в кредитном контроле, часть зарплаты в виде бонусов.
Бонусы мотивируют, только если достаточно велики, справедливы, просто рассчитаны. В отличие от продавцов, которые вознаграждаются за видимый прирост выручки, кредитные контролеры поощряются за отсутствие проблем, которые при нормальном ходе дел компанией просто не ощущаются.
Большинство компаний совершает ошибки в сфере стимулирования персонала, отвечающего за управление дебиторской задолженностью, принимая успехи работы этого подразделения как должное.
В комплексе все перечисленное порождает текучку кадров, боязнь принятия решений, соглашательство, игнорирование имеющихся проблем и т. п.
В итоге даже у крупных компаний кредитный контроль подчас становится неэффективным.
Независимо от причин возникновения неэффективности (нехватка ресурсов, управленческие ошибки, конфликт интересов и т. д.) решением часто является аутсорсинг. Он позволяет не бороться с проблемой, а обойти ее, доверив осуществление конкретной функции внешнему исполнителю.
Попутно это может помочь снизить затраты компании.
Наша компания входит в число тех, кто предлагает соответствующие услуги.
Решения компании «ФАКТОРинг ПРО» включают:
? проверку покупателей и рекомендации об условиях кредитования (с учетом благонадежности и платежеспособности);
? аудит и разработку кредитной политики, когда действующие в компании подходы требуют пересмотра;
? поддержку компании (ее сотрудников) в работе с должниками.
Первичная проверка покупателя является одним из предварительных условий начала кредитования. Проблемы с возвратом долга могут не угрожать финансовой устойчивости компании, но всегда оказывают существенное воздействие на прибыль компании.
Например, если прибыль до уплаты налогов составляет 3 % от выручки, а сомнительная задолженность оценивается в 2 % от выручки и может быть уменьшена, например, до одного или полутора процентов, такое уменьшение радикально увеличит прибыльность компании. И наоборот, рост сомнительных долгов может легко лишить компанию прибыли. Каждая компания должна учитывать эту взаимосвязь.
«ФАКТОРинг ПРО» изучает финансовые показатели, кредитную историю,известную публичную историю заемщика и дает рекомендацию по условиям кредитования.
Кредитная история + Публичная история + Баланс = Кредитный лимит
Развернутая рекомендация включает в себя мнение о кредитном лимите, сроке отсрочки, необходимости и способе обеспечения, выявленном негативе. В ряде случаев имеет смысл также осуществить проверку контракта с покупателем с целью минимизации юридических рисков.
Анализ существенной части кредитного портфеля заказчика позволяет «ФАКТОРинг ПРО» дать рекомендацию о размере премии за риск для включения в цену товаров (услуг).
Для поставщика возникновение финансовых затруднений — наиболее серьезная из проблем, вызванных плохим управлением дебиторской задолженностью. Прибыльный бизнес вынужден закрываться в результате проблем с ликвидностью. Нехватка денежных средств на фоне кредитования покупателей является результатом недофинансирования (недостаточной капитализации) или слабой кредитной политики. Аудит играет важную роль в выявлении и преодолении слабостей кредитной политики.
Правила кредитования должны быть хорошо продуманы, всем известны и поддержаны всеми подразделениями компании. Часто необходимы компромиссы между продавцами и кредитной службой. Кредитные контролеры хотят иметь твердые, ясные и применимые ко всем покупателям критерии. Продавцы хотят знать обо всех текущих и будущих событиях и действиях, которые могут затронуть интересы их клиентов. Ни в одной крупной компании не удается совмещать указанные и подобные им пожелания в течение длительного времени.
Усилия «ФАКТОРинг ПРО» направлены на достижение реалистичных работающих компромиссов.
Чересчур строгие правила ограничивают продажи, размытые и чрезмерно лояльные правила увеличивают издержки и провоцируют безнадежные долги. Мы всегда стараемся напомнить заказчику, что компания должна:
? иметь правила кредитования;
? разъяснить эти правила сотрудникам;
? согласовать правила;
? добиться их реалистичности.
Большинство проблем кроется в несоблюдении названных условий.
Выявить сложности и необходимость разработки или доработки кредитной политики помогают простые вопросы:
? Есть ли у вас план на случай дефолта дебитора? Он согласован?
? Вы следуете своему плану? У вас нет конфликтов?
? У вас были потери? Что вы изменили?
? Что вы будете делать при массовых просрочках?
? Вы учитываете ваши финансовые ресурсы, давая кредит?
Аудит кредитной политики проходит в несколько этапов и занимает от 15 до 45 дней. Предварительный этап — это знакомство с клиентом и уточнение изучаемых аспектов и целей, которые должны быть достигнуты в ходе аудита.
Следующий этап — обследование: интервью с сотрудниками, анализ нормативной базы, информационной системы, документооборота, ознакомление с образцами досье на покупателей и коммерческой документации, другими источниками, оговоренными с заказчиком. Отчет о проведенном аудите включает в себя несколько разделов с указанием выявленных сложностей и соответствующими рекомендациями, в том числе:
? содержание кредитной политики;
? критерии кредитования;
? процедура принятия решений и процедура мониторинга;
? политика взыскания долгов;
? состав и содержание досье на покупателя;
? информационная поддержка;
? документооборот;
? квалификация персонала.
Также в некоторых случаях компания «ФАКТОРинг ПРО» разрабатывает и дополняет отчет нормативными и рабочими документами, которые заказчик может использовать в целях осуществления кредитного контроля.
Кредитование покупателей порождает массу дополнительных операций: рассылку писем, телефонные звонки, сверку задолженности, установку запретов и разрешений в IT, ответы на вопросы аудиторов. Если выразить все эти затраты времени в денежной форме, станет видна стоимость административных издержек кредитования. Значительную часть расходов составляют выплаты персоналу и в социальные фонды. Поэтому содержание собственного штата кредитных контролеров имеет ряд недостатков:
? это часто неэкономно (необходимо платить стабильную заработную плату и ЕСН, а нагрузка на специалиста в течение года неравномерна);
? это ненадежно (отпуск, болезнь, увольнение);
? это неэффективно (сотрудник не обучен, не мотивирован, не способен к самостоятельной работе).
Аутсорсинг обеспечивает поддержку поставщиков (их сотрудников) в работе с должниками. Первая ситуация — это «нехватка рук»: массовые просрочки в связи со стагнацией рынка, временное отсутствие работника на рабочем месте, высокий сезон.
Другая ситуация — это полный отказ компании от работы с должниками собственными силами.
В простейшем случае внешний исполнитель отслеживает возникновение просрочек, выясняет их причины и сроки погашения, сверяет задолженность и в течение согласованного с заказчиком срока проводит дистанционные переговоры с должником.
Цель — сократить просрочки и связанные с ними издержки.
Обычно наша компания работает с покупателем от имени поставщика (используя телефонную линию и электронный адрес последнего).
Тактика воздействия на покупателя (содержание, количество и последовательность контактов) заранее согласуется и контролируется заказчиком. Мы используем только мягкие дистанционные методы работы (звонки и письма). Все проблемные случаи сразу передаются в руки поставщика.
Вся информация о поставщике и его бизнесе является конфиденциальной.
Исполнитель понимает, что разглашение этой информации грозит ему потерей бизнеса. Поэтому информация защищается договором.
Кроме того, предусмотрены процедурные и технические меры защиты. Например, компания-аутсорсер может не получать от заказчика информацию о наименованиях и ценах товаров (услуг). Только суммы и номера документов, используемых для учета долга (накладных, актов, платежных поручений).
Взаимодействие между поставщиком и внешним исполнителем начинается с уточнения списка покупателей, передаваемых под контроль исполнителю, и согласования задания на работу с ними.
Согласуется способ передачи исполнителю данных о задолженности. Это может быть ежедневный отчет установленной формы, дистанционный доступ сотрудника компании к системе заказчика в рамках согласованных полномочий или экспорт данных в согласованном формате в информационную систему исполнителя.
Ежедневное взаимодействие включает обмен данными о состоянии дебиторской задолженности (операциях по счету дебитора) и результатах контактов с дебиторами.
На протяжении нескольких последних лет инструменты аутсорсинга все активнее внедряются в экономические реалии России. Управление дебиторской задолженностью не стало исключением. Дебиторская задолженность крайне важный актив, ибо от уровня просроченных дебиторских задолженностей зависит не только ликвидность и платежеспособность конкретного хозяйствующего субъекта, но и рост ВВП в целом.
ИЛЬЯ ПОКАМЕСТОВ,
генеральный директор компании
«ФАКТОРинг ПРО», к.э.н.
МИХАИЛ РОДИОНОВ,
директор департамента УДЗ компании
«ФАКТОРинг ПРО»
Источник: ФАКТОРинг ПРО